（2025年3月更新）
為進(jìn)一步規(guī)范研究生證補(bǔ)辦流程，切實(shí)提升服務(wù)效能，簡(jiǎn)化辦事流程，現(xiàn)將優(yōu)化后的研究生證補(bǔ)辦程序通知如下：
1、研究生申請(qǐng)：研究生登錄學(xué)籍信息系統(tǒng)，在“研究生證補(bǔ)辦”模塊申請(qǐng)。
2、學(xué)院線上審核：各學(xué)院須于3個(gè)工作日內(nèi)完成線上審核（注：審核記錄將存檔備查）。
3、材料提交：線上審核通過(guò)后，申請(qǐng)人須攜帶以下材料至所在學(xué)院辦理：（1）本人近期一寸免冠照片1張；（2）有效身份證件（或校園一卡通）原件；（3）如委托他人代辦，需提供申請(qǐng)人親筆簽名的委托書、雙方身份證原件及復(fù)印件。
（注：具體辦理時(shí)間及地點(diǎn)由各學(xué)院另行通知。）
4、核驗(yàn)信息：學(xué)院須對(duì)研究生證填寫內(nèi)容及照片進(jìn)行審核，對(duì)信息不實(shí)者不予辦理。證件內(nèi)芯“領(lǐng)用日期”欄按實(shí)際辦理日期填寫。
5、補(bǔ)蓋注冊(cè)章：審核通過(guò)后，學(xué)院在研究生證上補(bǔ)蓋注冊(cè)章，同時(shí)在學(xué)籍信息系統(tǒng)中點(diǎn)“研究生證已補(bǔ)辦”。
6、蓋鋼印和公章：研究生憑已蓋注冊(cè)章的研究生證，于工作時(shí)間前往“南京大學(xué)辦公室”，在研究生證照片上加蓋“南京大學(xué)”鋼印并在乘車區(qū)間處加蓋“南京大學(xué)”字樣公章。
蓋鋼?。?/span>周一到周五，仙林校區(qū)行政南樓110室
蓋公章：周一到周四，仙林校區(qū)行政南樓110室；周五，鼓樓校區(qū)辦事服務(wù)大廳一樓。
7、其他事項(xiàng)：
根據(jù)《教育部辦公廳關(guān)于進(jìn)一步做好普通高等學(xué)校學(xué)生火車票優(yōu)惠管理工作的通知》（教學(xué)廳函〔2023〕12號(hào)）文件精神，學(xué)生證是否粘貼優(yōu)惠卡不再作為購(gòu)票核驗(yàn)依據(jù)。如有特殊需求，可聯(lián)系學(xué)院協(xié)助辦理。
如研究生證污損嚴(yán)重并影響使用，可按照上述流程攜帶原證及一寸免冠近照至所在學(xué)院更換新證。研究生無(wú)需在系統(tǒng)上申請(qǐng)，但需將污損的原證交還學(xué)院進(jìn)行作廢處理。
研究生院
2025年3月4日
研究生證填寫與管理說(shuō)明
一、信息填寫說(shuō)明
1.姓名
必須與身份證、學(xué)籍系統(tǒng)信息完全一致，使用規(guī)范漢字填寫，不得使用簡(jiǎn)稱、別名或英文名。
2.性別
填寫“男”或“女”，與身份證信息一致。
3.學(xué)號(hào)
按學(xué)校統(tǒng)一編制的學(xué)號(hào)填寫（如：522025XXXXXX），不得省略或修改。
4.學(xué)院
填寫官方全稱（如“人工智能學(xué)院”），不可簡(jiǎn)寫為“AI學(xué)院”。
5.專業(yè)名稱
以錄取專業(yè)全稱為準(zhǔn)（如“計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)”），不可省略。
6.領(lǐng)用日期
按實(shí)際領(lǐng)用時(shí)間（如補(bǔ)辦，為補(bǔ)辦時(shí)間）填寫，統(tǒng)一格式，如“二〇二五年三月三日”。
7.入學(xué)年月
按實(shí)際入學(xué)時(shí)間填寫，統(tǒng)一格式，如“二〇二五年九月”。
8.學(xué)制
以錄取通知書標(biāo)注的學(xué)制為準(zhǔn)（如“3年制”），不可自行修改。
二、管理說(shuō)明
1.證件照說(shuō)明
近期免冠兩寸正面彩色證件照，藍(lán)底或白底，不得使用生活照、自拍照或過(guò)度修圖照片。
研究生就讀學(xué)院應(yīng)加強(qiáng)研究生證的管理，應(yīng)在嚴(yán)格核實(shí)研究生信息后方可發(fā)放研究生證給研究生本人，并在新生入學(xué)教育、年級(jí)會(huì)議等環(huán)節(jié)強(qiáng)調(diào)研究生證管理要求。在研究生畢業(yè)、碩博連讀轉(zhuǎn)段、退學(xué)或轉(zhuǎn)學(xué)時(shí)，原證件作廢。
三、其他注意事項(xiàng)
1.填寫工具
所有信息需使用黑色簽字筆工整書寫，禁止涂改、粘貼覆蓋。
2.信息核對(duì)
研究生需在領(lǐng)取證件時(shí)準(zhǔn)確填寫并核對(duì)所有信息，如有錯(cuò)誤需立即向就讀學(xué)院申請(qǐng)更正。
3.證件使用
研究生證是本校在籍研究生的身份證明，填寫研究生證必須規(guī)范、準(zhǔn)確、真實(shí)。僅限本人使用，不得轉(zhuǎn)借、涂改或偽造。
